日本医療機能評価機構に学ぶFAX業務効率化、月約6000件を漏れなく送信する秘訣

　忙しい医療の現場では、メールやSNSの代わりに、今でもFAXが重宝されている。そのため、医療機関と取引のある企業・組織にとっては「FAX業務をどう効率化するか」が課題となっている。この課題の解決に取り組んでいる組織の1つが、日本医療機能評価機構だ。

　同機構は、毎月1回、医療機関向けの医療安全情報をFAXで提供している。しかし、2006年の業務開始当初は「2ページ目や3ページ目が届かない」といった問い合わせが送信先から多く寄せられるなど、サービス品質に問題があった。そこで2012年にFAX一斉送信サービスを導入。その結果、課題だったFAXの送り漏れがなくなり、業務負荷の軽減に成功した。併せて、「高画質なFAX送信」「情報セキュリティの整備」も実現した。

　現在では、毎月約6000件のFAX送信をスムーズに行い、医療安全情報の内容の充実に集中できる環境が整ったという。本資料では、同機構のFAX送信サービス刷新事例を紹介するとともに、「ISMS」「プライバシーマーク」も取得済みという本サービスの機能や特徴についても詳しく解説する。