FAX業務の非効率を改善、「自動化」で“やめられないFAX”と共存する方法

　近年さまざまな業務でデジタル化が進んでいるが、受発注業務などにおいてFAXを利用している企業はまだまだ多い。しかし、手作業による仕分けの負荷や紛失・誤送信といった課題の他、“紙にしばられた”働き方によってFAX出社やBCP対策の問題も浮上しており、デジタル化が急務の課題となっている。

　とはいえ、「取引先が利用しているから」などの理由でデジタル化できないという声も多く聞こえてくる。そこで取り組みたいのが、FAX業務の自動化だ。紙書類を電子化し、FAXの内容に応じて適切なフォルダに自動仕分けする環境を整備できれば、業務の効率化はもちろん、対応すべきFAXを見逃すリスクの低減にもつながる。また、外出先でもスマートフォンやPCから閲覧できるようになり、FAX出社もなくせるようになる。

　この他にも多くの効果が期待できるが、そのメリットを確実に享受するには、一気に自動化を進めるのではなく、段階的に実施して成果を積み上げていくことが重要になる。本資料では、FAX活用の現状や課題を確認しながら、FAX業務の自動化を推進するポイント、自動化を助けるソリューションを紹介する。