契約書の「データ保存」と「スキャナー保存」、電帳法対応の要点とは？

　契約書を電子的に保存するに当たり、理解しなければならない法律が「電子帳簿保存法」だ。一方で、同法は複数回にわたって改正が行われ、条文も決して読みやすいものではないことから、「どうすれば契約書を適法に保存できるか分からない」という声も聞かれる。

　例えば電子契約を締結してデータ保存する場合、単に契約書をPDFファイルとしてサーバに保存しただけでは同法の要件を満たせず、税務リスクが発生するため注意が必要だ。加えて、契約書をはじめとする取引情報に関わる書面は、納税地で7年間保存しなければならないことも頭に入れておきたい。この基本的な義務のもと、同法の施行規則に定められた保存要件を満たす必要がある。

　また、紙の契約書をスキャナー保存する場合も、同法の満たすべき5つの要件があり、特に「真実性の確保」は、より厳格な要件となっている。本資料では、契約書の「データ保存」と「スキャナー保存」という2つのパターンにおいて、それぞれで果たすべき義務や満たすべき要件、注意点などを詳しく解説する。