使われなくては効果なし、グループウェアを社内に定着させる4つのポイントとは

　情報共有の迅速化をはじめ、リモートワークや外出先からの安全なアクセスなど、さまざまなメリットから普及しているグループウェア。業務効率化につながる機能を持つ一方、企業側の目的が不明確であったり、定着に必要なサポート体制が整っていなかったりといった理由から、全社的な活用に至っていないケースも多い。

　そこで、社内への定着に当たってまず取り組みたいのが業務課題の洗い出しだ。各部門の担当者に課題を挙げてもらい、重要度や解決手段を書き出してもらうことで全体を把握し、優先度を確認。その後は各部門に推進役を立て、問い合わせや情報発信の窓口とすることで全社的な展開を促進する。その際、活用が進んでいる部門や業務に対して表彰を行うなど、成果を認めてモチベーションを向上させることも重要だ。

　加えて、反対者の存在を前提に、導入の目的を伝えるとともに、基本機能だけでなくプラグイン導入も視野に入れて使い勝手の向上を図っていきたい。本資料では、グループウェアの「kintone」を取り上げ、社内定着に必要な4つのことを解説する。