Microsoft 365 で悩ましい文書管理、検索性やポリシー対応を改善する秘訣は？

　Microsoft 365 を利用する企業の多くは、ファイル共有や文書管理に Microsoft Teams やMicrosoft SharePoint Online を活用しているが、別の文書管理ツールを導入するケースも少なくない。必要なフォルダやファイルをすぐ見つけられない非効率を解消する他、社内公開に承認プロセスを組み込むといった社内ポリシー対応などのためだ。

　これには、デフォルト機能を活用して解消できる問題もある。例えば検索性は、ファイルに属性を追加したり、フィルター機能を利用したりすることで向上可能だ。ただ、保存先のフォルダを意識しなくても保存でき、属性情報もファイル保存の際に一緒に付与し、承認されたファイルだけがフォルダに自動保管されるといった、より便利な環境を整備するなら、やはり文書管理ツールを組み合わせたい。

　本資料では、Teams や SharePoint で文書管理をする際の課題を整理するとともに、デフォルト機能を活用した課題解消法、さらに便利にするための文書管理ツール活用のポイントを解説している。文書管理は日々の業務効率にも大きく影響するだけに、最適化したいところだ。