軽視されがちな「契約書管理」、適切に行うための4つのポイント

　「締結」や「レビュー」と比べ、締結後の契約書の「管理」は軽視されがちだ。しかし、契約書を適切に管理することは、リスクマネジメントや業務効率化の観点で大きなメリットをもたらすため、責任者が不在の企業は早急に対応を進める必要がある。

　契約書を適切に管理する上では、「必要な人」が「すぐに取り出せる状態」を作ることが重要だ。その第一歩となるのが保管ルールの策定である。原本紛失と情報漏えいのリスクを軽減するには、書面だけでなく電子データとしても保管すべきだろう。これに加えて、検索性の高さはもちろん、有効期間の管理、閲覧制限・アクセス権限の設定も欠かせない要素といえる。

　本資料では、契約書管理の必要性を改めて提起した上で、適切に管理するための4つのポイントや、管理体制の構築方法について解説していく。併せて、契約書管理業務を効率化するものとして、AI契約書管理システムを紹介する。これにより、契約書の全文テキストデータ化と管理台帳の自動生成が可能になり、検索時間と管理工数を限りなくゼロにすることができる。