締結後は放置したまま？　不適切な契約書管理が招く4つのリスク

　企業にとって締結後の契約書の管理は、リスクマネジメントの観点から非常に重要なタスクといえる。不適切な管理は契約書の共有漏れにつながる他、内部統制の不備や機密情報の漏えいを招きかねないからだ。また検索が困難になるため、業務効率を低下させる要因にもなる。

　契約書を適切に管理するには、まず一元管理が可能な環境を整備することが重要だ。契約書管理規定の作成、管理方法と責任部署の明確化、一覧性を確保するための台帳の作成が必要になる。また、経済的な損失の防止とコストの適正化を図る上で、有効期限と保存期限の管理は欠かせない。加えてアクセス制御を行えば、情報漏えいリスクの低減、契約義務／法令違反の予防が可能になる。

　そこで本資料では、放置したままの契約書管理に潜む4つのリスク、適切な契約書管理の3つのポイントを解説した上で、具体的な管理方法を紹介していく。PDF化した契約書をアップロードするだけで、全文テキストデータ化と管理台帳生成を自動で実現する「AI契約管理システム」も紹介しているので、併せて確認してほしい。