無駄な時間や労力を削減、契約業務におけるコミュニケーションの最適解とは

　契約業務は契約書の存在を前提として、多くの関係者を巻き込みながらコミュニケーションを行っていく。さらに、案件ごとに複数の書類が発生した際には、その背景を複数人で共有していく必要もある。こうした特殊性があることから、メールやビジネスチャットを使った契約業務には無駄なコミュニケーションコストが発生してしまいがちだ。

　例えば、契約書をメールの添付ファイルとして共有している場合、バージョン管理が大量に発生し、当該書類に関する情報の一元管理が難しくなる。また、各プロセスでさまざまなシステムを利用し、情報が分散することで、「契約書が見つからない」「締結までの経緯を把握できない」といった問題も発生する。

　こうした課題を解消するには、契約書を一元管理するプラットフォームを主軸にビジネスチャットツールを連携させ、ファイルのやりとりをシームレスにすることが重要だ。本資料ではそうした特徴を持つクラウド型ソフトウェアを紹介する。その活用で、契約業務のコミュニケーションコストを限りなく抑えられるはずだ。