“紙”の申請書をデジタル化、ワークフロー移行を成功に導く4つのステップ

　DXの推進を背景に、申請・承認業務をデジタル化しようと検討している企業は多いだろう。しかし、「申請書の種類が多く置き換えるのが大変なのではないか」「紙の帳票に社員が慣れているため受け入れられない」など、なかなか進展しないケースが散見される。

　こうした企業も、次の4つのステップを実行することで簡単にワークフローシステムに切り替えることができる。まずは、紙での運用によってどんな課題が発生しているのかを明確化することだ。次に、トライアルなどを使ってスモールスタートでシステムの使用感を試してみる。利用イメージがつかめたら他部門も巻き込み移行範囲を広げ、そこで出てきた課題を解消する。そして最後に全社に展開していく、というステップだ。

　本資料では、この4つのステップについて詳しく解説するとともに、ワークフローシステム導入時に見落としがちな、電子化したデータの活用法も紹介している。また、ITスキル不要で簡単に利用できるワークフローシステムも紹介しているので、社内にIT人材がいなくて不安だという企業は、ぜひ参考にしてほしい。