部門や業務ごとの文書情報管理、生産性の低下やビジネス機会の損失をどうする？

　ビジネスのデジタル化が進み文書量が増大する中、それらを部門や業務ごとに管理している企業は多い。しかし、適切に文書情報を管理できなければ、生産性が低下するだけでなく、コンプライアンス違反や情報漏えいなどのリスクが高まってしまう。こうした状況を回避するには、「情報ガバナンス」の構築が欠かせない。

　情報ガバナンスとは、企業の文書情報を管理するための体制とプロセスを構築することを指す。その推進に不可欠なのが、統合文書管理プラットフォームの活用だ。コロナ禍を受けてテレワーク需要が高まる昨今では、クラウド型のプラットフォームを導入して情報を一元管理できる体制を構築することが望ましい。

　この他にも、価値や保存期間に応じた文書の分類・管理や、文書情報を管理するための業務プロセス構築といった取り組みも必須となる。本資料では、情報ガバナンスの基礎知識や構築のメリット、構築を成功に導くための4つのポイントなどを紹介するとともに、情報ガバナンスの維持・強化における「Box」活用の有効性を解説する。