決裁業務のデジタル化で意思決定速度が大幅向上、金沢大学の事例に学ぶDXの秘訣

　150年以上にわたる歴史を持ち、イノベーションを起こす教育・研究の推進に積極に取り組んでいる金沢大学。そんな同大学における近年の悩みが、増大する職員の業務負荷だ。交付金の減少によって経営効率化が求められる一方、行政機構との関係から紙媒体でのやりとりが不可欠な部分もあり、改善が進まない状態にあった。

　その解決策として同大学は、決裁業務のデジタル化に着手。新たに導入したシステムは電子決裁や法人文書管理の機能を備えるだけでなく、取り扱う添付ファイルをWebブラウザ上でセキュアに共有することも可能とする。これにより、スマートフォンやタブレットなどを利用した場所を問わない閲覧・承認・決裁を実現した。

　文書処理がデジタル化されたことで責任者の出張時にも承認が可能になり、意思決定が大幅にスピードアップした他、一部の部署でのフリーアドレス制導入や紙とハンコを削減するペーパーレス促進にもつながり、印刷用紙を前年比で27％も削減したという。本資料では同大学の取り組みを基に、改革を支えた電子決裁システムについて詳しく紹介する。