固定資産管理システム検討時に知っておきたい、「RFP作成」の基本とポイント

　固定資産管理システムの導入に当たり、選定に工数や費用をかけたものの、満足のいく結果にならないケースは多い。ある調査によると、不満足度要因の上位は「要件定義フェーズでの失敗」であり、検討フェーズにおいてベンダーに提供する「RFI」や「RFP」についての理解・認識不足が一因になっているという。

　RFPは、システム導入の目的や仕様の詳細をベンダーに伝えるという重要な役割を担っており、一般的には、最短でも導入作業開始の2カ月前までに作成・配布する必要がある。とはいえ、固定資産管理システムの導入検討は5年に一度程度であるため、RFP作成の経験が少ない、あるいは初めてという担当者は多いだろう。

　そこで本資料では、RFPの基本概要を解説した上で、ベンダーとのすれ違いを防ぐためのRFP作成の3つのポイントについて、実際に起きた“すれ違い事例”をもとに紹介する。併せて、固定資産管理システムの選定で用いられる「機能要件一覧・回答表」のサンプルをExcel形式でダウンロードできるリンクも掲載しているので、RFP作成時に活用してほしい。