運用やコストの課題もクリア、膨大なファイルの管理を効率的かつ安全に行う方法

　文書管理を効率化すべく、紙文書の電子化を進めている企業は多いだろう。特に、テレワークが普及した昨今は、見積書や請求書などの電子化に加え、電子契約の導入も加速し、社内外を問わず迅速かつ安全に文書を共有できる仕組みや、大量のPDFファイルなどを効率よく管理できる仕組みづくりが求められている。

　しかし、大規模な文書管理システムを導入するとなると、コストの問題はもちろん、利用方法が複雑でユーザーに負担がかかるといった課題に直面するケースも多い。そのため、簡単な操作で文書を管理／共有できるのは当然のこと、使い勝手や効果を確認しながら利用者／利用容量を増やしていくなど、スモールスタートが可能な製品を選ぶことも、システム導入を進める上で重要な視点となる。

　また、システム選びにおいては、電子帳簿保存法への対応も視野に入れ、改ざん防止や検索の機能を備えているかも注目したいポイントだ。本資料では、こうした要件を満たしながらも、月額3万3000円から始められるソリューションを紹介しているので、ぜひ参考にしてほしい。