明細書の電子化で働き方の多様化に対応、事例に学ぶペーパーレス化の進め方

　災害などに備える自家発電設備を手掛けるハタノシステム。同社では、SaaS型人事給与サービスを活用した給与計算管理、明細書の作成を行っていた。しかし、紙の明細書の配布はテレワークなどの働き方の多様化に対応できず、提供のタイムラグや保管における心理的負荷、紛失などが課題となっていた。

　そこで同社は、明細書のペーパーレス化を決断。給与／賞与明細と源泉徴収票を電子化し、場所を問わず参照・ダウンロードできることに加え、繁忙期である12月までの本番稼働を要件とした。同サービスのオプション機能を利用することで、既に管理している人事情報をそのまま有効活用できたため、環境構築の省力化と短期導入につながった。

　導入後は明細書をWeb公開できるようになったことで、従業員の利便性が向上。また、これまで半日以上要していた配布作業が不要になり、担当者の業務負荷が軽減され、源泉徴収票の紛失に伴う再発行依頼もゼロになったという。本資料では、同社の事例をもとに同サービスの詳細やオプション機能の導入効果を見ていく。