メールでは埋もれがちな社内依頼、依頼者・管理者・実施者を楽にする方法は？

　会社のルールやコンプライアンスのための重要な依頼事項が放置されるケースは少なくない。社内にメールで依頼し、Excelなどで管理する手法が一般的だが、この手法では依頼事項の管理が徹底できず、対応する従業員の日々の業務に埋もれてしまう。

　重要なことは、依頼側である「発信者」、部下の回答状況を把握したい「管理者」、自身の対応すべきことを明確にしたい「実施者」がそれぞれ負荷なく作業できるようにする仕組みだ。その改善手段として利用され始めているのが、タスクのリマインダーツールだ。実施者は、メールと異なり、ポータル画面で自分が実施すべき作業だけを確認でき、対応期限も一目で把握できる。

　この導入により期限内の回答率は、メール依頼時の平均67％から97.3％にまで向上した事例もあるという。依頼者、管理者は全体やチーム内の回答状況を一覧でチェックでき、未対応者へのフォローメールを発信する機能も備える。テレワーク環境が拡大する中で、こうしたリマインダーツールの重要性はますます高まっていくだろう。