テレワークにおける文書管理の6要件、高い安全性＆利便性を両立するには？

　テレワークにおける社内文書の取り扱いには、通常のオフィス勤務とは異なるセキュリティ対策が欠かせない。例えば、社外秘に相当する機密文書を扱う場合、ローカルPCへの保存は盗難や紛失による情報漏えい事故につながりかねないため全面的に禁止すべきである。また、ファイル共有においてもメールのような誤送信リスクや拡散の可能性がある手段は用いないよう注意が必要だ。

　さらに、ファイルの公開範囲により、利用者の所属や役職に応じたアクセス権限を自動管理できるシステムも併せて導入する必要がある。その際には、“なりすまし”による不正アクセスのリスクを低減するために、アクセスログ管理や、端末認証などを組み合わせた多要素認証の導入も考慮したい。

　このようなセキュリティ対策に加え、通常使用しているファイル管理システムと同等の「使い勝手」を確保することも求められる。本資料ではこうしたテレワークにおける情報セキュリティを担保する文書管理の要件を6つのポイントで解説するとともに、その実現に有効な容量無制限のクラウド型ファイル共有サービスを紹介する。セキュアかつ利便性の高いテレワーク環境の構築に活用してほしい。