契約書の更新期限を自動通知、確実に更新するための契約書管理術

　紙の契約書をキャビネットに保管し、Excel台帳で管理するといった従来の契約書管理は効率的とはいえない。電子契約システムも普及してきており、契約書管理システムを導入する企業も珍しくなくなった。そのシステム要件の1つに、更新期限管理がある。

　契約が多数に上れば、その期限を忘れ、更新漏れが生じるリスクは高まる。契約満了日が90日・60日・30日などと一定期日内に近づいたら、自動的にアラートを出す機能があれば、繁忙期でも確実に対応できる。効率を考えれば、1件ずつアラートの通知日を設定しなくとも、一括設定できればなお良い。

　また、契約を管理している部門から現場の担当へ更新期限を逐一連絡するのも手間がかかる。アラートを管理部門や担当など全ての関係者に通知できる機能もほしい。本資料では、こうした契約書の期限管理の課題を解決するクラウド型契約書管理システムを紹介する。ユーザー数の制限がなく、低コストで利用できるのも魅力だ。