4つの課題別に解説、契約書ファイルの閲覧権限を適切に管理する方法とは？

　ITによる働き方改革が進む昨今、契約書に関しても紙ベースから電子ファイルへと移行するケースが増えてきている。しかし、電子化された契約書の閲覧権限を管理するのは容易ではなく、ユーザーアカウント管理の手間や、退職予定者の契約閲覧履歴の確認に課題を抱えているケースも少なくない。

　そこで活用したいのが、詳細なアクセス権限設定やビュワー機能を備えた、クラウド型の契約書管理システムだ。契約書ファイルに対し、閲覧／登録／編集／削除の他、ファイルダウンロードを制限するなど、きめ細かな設定が可能。フォルダ単位で権限を付与することもできるため、適切かつセキュアに契約書を扱うことができる。

　また、ユーザーアカウント管理の管理負荷を大幅に削減するAzure AD連携や、ユーザーごとの閲覧数や閲覧文書のアクセス履歴を確認できる集計機能など、多彩な機能を搭載している。本資料で、その実力を確認していこう。