電子契約を導入しても消えない“紙の契約書”、ネスレ日本に学ぶ管理のコツとは

　電子契約を既に導入し、業務スピードの向上や手間の削減など一定の成果を上げていたネスレ日本。しかし、取引先の都合もあって全ての契約を電子化するのは難しく、紙の契約書を併用せざるを得ない状況が続いており、その管理が課題となっていた。

　同社では従来、紙の契約書が発生したらデータベースに登録、閲覧請求の都度検索し、保管しているファイルから該当の契約書を見つけ出す、というステップを踏んでいた。しかし、特に監査の時期にはその作業が膨大になり、日常業務を圧迫していたという。これを解消するために新たに導入したのが、紙の契約書のスキャンからクラウドへのデータインポート、管理までを支援するサービスだ。

　このサービスによって、クラウド上で書類名や企業名で検索すれば、すぐにファイルの状態で取り出せるようになり、ストレスが劇的に軽減されたという。そんな同社は、電子契約と、紙の契約書を並行して運用するに当たり、どんな工夫を凝らしているのだろうか。本資料では、電子契約の効果を最大化する同社の契約書管理術を詳しく解説する。