バラバラの書式や承認フローを統一して業務改善、老舗陶器会社の社内文書運用術

　百貨店を中心に全国で170店舗以上を展開する器の老舗「たち吉」。従業員数300人を超える同社では、交通費・経費の精算業務や稟議・報告業務の改善が急務となっていた。特に問題視していたのが、書類の書式や承認フローの社内統一ができていなかったことだ。

　その原因は、手書きやWord、Excelなど書類作成環境の混在、部門ごとに存在する多種の報告書だった。この他にも退職者や組織変更の際の引き継ぎや書類保管、システム化した際のサーバ保守・管理も課題となっていた。そこで同社が選択したのが、運用負荷のかからないクラウド型の稟議・回覧システムだった。

　このシステムは、書式登録がしやすく、承認ルート設定の自由度も高いため、運用の社内統一だけでなく、運用管理の効率化や検索性の向上などのメリットが得られた。また、その導入過程において同社は、従業員の戸惑いを減らすための工夫も凝らしたという。本コンテンツでは、同社の事例を基に、社内文書を統一し、運用管理を効率化するためのヒントを探る。