約2000人とのタレント契約更新業務　書類送付や管理の負荷を軽減したツールとは

　企業ではさまざまな手続きで署名（サイン）が求められる。しかし従来の、紙の書類に手書きで署名する形式はどうしても手間がかかり、非効率的だ。

　外国人モデル・タレント事務所のフリー・ウエイブは、2000人を超えるタレントを抱えており、タレントを取り巻く環境変化の激しさもあって、頻繁な契約変更・更新業務が発生していた。しかし、紙書類では郵送に手間がかかり、タレントが国外にいると不達や紛失の危険性もある。とはいえ一人一人事務所まで呼び出して署名してもらうのも現実的ではなく、新しい効率的な手法を求めていた。

　そこで同社は約2000人との契約更新を行うタイミングに合わせて、電子署名ツールを導入。電子書類であればタレントがどこにいてもメール通知で手続きが進められる。さらに同社が導入したツールは、スマートフォンにタップするだけで署名でき、操作説明が不要なほどシンプルなところや、一括送信機能を持つところが魅力的だったという。

　このように大量の紙書類へ署名が日常的に発生する企業には、電子署名ツールの活用が有効だろう。本資料を読み、その幅広い効果に注目してみてほしい。