マンガで学ぶ「電子契約」、締結や確認を滞らせる“仕組み”はどう変わる？

　やっとの思いで契約まで話を進めた案件が、押印が必要な責任者不在で締結できなかったり、案件の進捗が担当者不在で確認できなかったりするような、契約業務の非効率さに悩む企業は多い。こうした問題は「人の質」や「実作業の多さ」に原因があると思われがちだが、実は契約業務の「仕組み」そのものにあることが多い。

　この仕組みの問題を解決する手段として注目されているのが、契約書の準備から合意締結まで、全工程をクラウド上で行える電子契約ツールだ。署名欄や記入欄などが簡単に指定でき、そのままデータとしてクライアントに送信するだけで契約書の送付が完了するため、多数の企業と同時進行で進めている場合でも、関係部署から簡単かつ迅速に現状確認が可能になる。

　また、クラウド化により契約書の検索が可能になるため、確認の手間も削減できるほか、取引先担当者から返信がない場合は、ワンクリックで催促メールを送信することもできるという。本資料では、このような電子契約ツールによる業務効率化のポイントを、マンガで分かりやすく解説する。