紙とデータの混在で契約プロセスが複雑化、明和住販流通センターの解決策は？

　マンション開発や分譲、管理など、総合的な不動産業を展開する明和住販流通センター。同社では見積書や注文書といった文書を電子データで作成していたが、発注の際にはそれらを印刷し押印したのち、FAXなどで送信、最終的に紙で保管するというプロセスを踏んでおり、データ変換の手間や書類検索の非効率さに課題を抱えていた。

　同社ではこの状況を改善すべく、契約業務の電子化を検討していたが、コスト面での課題から導入が見送られていたという。そうした中、取引先企業による提案とコスト面での優位性が決め手になり、あるクラウド型電子契約ツールを導入。その結果実現したのが、発注業務のペーパーレス化だ。これにより、印刷プロセスのムダやコストを削減でき、契約書のファイル検索など管理にかかる手間も大幅に削減された。

　さらに同社が期待以上と評価するのが、「開封確認」の機能だ。発注先企業での注文書見落としを未然に防げるようになり、トラブルが激減したという。本資料では、同社の取り組みから、この管理ツールの活用例を詳しく紹介する。