非効率な会議やカラ予約で埋まる会議室……日常業務のムダをなくすツール活用法

　生産性向上のため、企業はビジネスモデルの転換やリモートワークの導入などさまざまな施策を展開しているが、日常的なムダの排除も重要な施策だ。例えば「会議」では、参加者が集まらず開始時間が遅れたり、ダラダラと延長したり、会議室が足らなかったりといったムダが散見される。

　実際、平均すると会議の冒頭14分間はムダという調査結果もある。参加人数を考えれば、その時間やコストは「たった14分」などと割り切れないものだ。また、会議室の不足は、Office 365などのグループウェアの導入で容易になった会議室の予約機能の弊害もある。会議は中止になったものの予約を解除していないカラ予約など、ムダに占有されるケースが少なくないのだ。

　これらの解決には、参加者への自動通知により開始・終了時間を意識させるほか、その自動通知のレスポンスを通じてカラ予約を自動的に開放するツールの活用が効果的だ。本資料では、Office 365やSkype for Businessの連携ツールを活用して、これらの課題を手軽に解決する方法を紹介する。