ミスなく楽に情報共有を、コラボレーションツール比較で分かる4つの重要機能

　部門やワークスペースの壁を越え、他社などともコラボレーションを迅速かつ簡単に行うには、4つのポイントがあるといわれる。それが「共有相手の可視化」「コミュニケーション手法」「ユーザー操作画面の一元化」「スピーディーな共有」だ。

　「共有相手の可視化」は操作ミスを防ぐために欠かせない。共有相手が社内・社外どちらのユーザーか、そして誰なのか、またデータについても社内外どちらが管理するものかなどを一目で判別できることが望ましい。「コミュニケーション手法」は共有ツールにひもづいているとよい。1対1のコミュニケーションや外部向けのメール、チームメンバーへの通知などの利用法別に複数のアプリケーションを使うのでは煩雑になり、見落とされるリスクも増えてしまう。

　本資料では、これら4つの重要ポイントにおいて、あるべき姿と解決策となる必須機能を紹介する。クラウド型のコラボレーションツールの利用が広がる一方で、その違いを見分けるのは困難だ。本資料を参考に、自社のコラボレーションを真に加速するツールを見つけ出してほしい。