「Office 365×Box」の新たな形、コミュニケーションを変えるコンテンツ管理術

　Office 365の利用では、ストレージサービスの「OneDrive」とコラボレーションツールの「SharePoint」によるコンテンツ管理の手間が問題となりやすい。また個人や部門、プロジェクト、社外共有といったレベルの異なるコンテンツを管理するにあたり、OneDriveやSharePointはそれぞれ機能に制限があるのも課題となる。

　例えばOneDriveは異動時や退職時にデータの引継ぎが発生し、ユーザーごと、フォルダごとのセキュリティ設定もできないため、あくまで「個人ストレージの延長」という位置付けになる。またサイト単位で容量制限があり、都度デザインも必要なSharePointは、双方向のコミュニケーション基盤としては不向きだ。

　そこで注目されているのが、フォルダの場所にかかわらず容量無制限で、アクセス権の一元管理も可能なクラウド型コラボレーションサービス「Box」だ。BoxとOffice 365を併用することで、コンテンツ中心のコミュニケーションを促進しつつ、文書の集中管理が可能になる。本資料では、そんな「Box」とOffice 365の使い分けのコツを、事例を交えつつ紹介する。