会議室のリアルタイムモニタリングが“会議の在り方”を変える

　日本人は会議好きだといわれるが、見方を変えれば「会議室好き」。話すべきテーマがあろうがなかろうがすぐに会議室を予約し、“ムダな定例会議”も頻繁に開かれる。一方で、会議室を予約したものの実際には使われない“カラ予約”も多い。

　これでは本当に有用な会議を開けず、会社の生産性向上を損なうことは目に見えている。そこで有効なソリューションとなるのが、IoTを使った会議室利用状況の“見える化”だ。人感センサーで会議室内に人がいるか、実際に利用されているかをリアルタイムで検知すれば、どの会議室が空いているか一目で分かる。さらには利用データを収集してクラウドに蓄積・分析することで、会議室ごとの実稼働率も把握できる。これによりカラ予約防止を促進できるのはもちろんのこと、毎週の定例会議が本当に必要なものであるか見直すきっかけになり、会議室の長時間利用を減らして会議自体の生産性を上げる施策にも役立てられるだろう。

　会議の改革は、働き方改革にもつながる。総務・庶務といった現場改善をリードする部門に加えて、経営層や役員の方も、ここで紹介されているサービスに注目していただきたい。