ワークフロー活用ガイド：文書を起点とした業務改善の3つのポイント

　ワークフローシステムは、企業内で発生する文書を適切な形で業務につなぎ、完了までの業務フローの管理を可能にする。つまり文書を起点とした業務にどんなものがあるのかを理解していなければ、適切な製品選びや活用は難しいのだ。

　そもそも文書を起点とした業務は大きく分けて3つに分類される。稟議や残業申請のように申請者の上級職位や特定の職位に向けて提出される「直線型」、社内告知や議事録のように対象者全員で文書を共有する「丸型」、作業や支払いの依頼など、他部署や担当者に対し業務を依頼する「業務直結型」だ。

　ワークフローシステムは、これらの全てのタイプに対応している必要がある。加えて、効率化の重要なポイントとなるのが「文書の移動時間の短縮」と「管理の簡素化」だ。本コンテンツでは、このような効果的なワークフローシステムの選定・活用ポイントを解説するとともに、具体的な活用事例を紹介する。