業務で役立つ「Outlook」の機能拡張、よくあるメール送信トラブルを防止

　情報漏えいなどの重大なインシデントを招きかねないメールの誤送信は、ヒューマンエラーが主原因となるだけに研修などではゼロにできない。対策のポイントは、企業がセキュリティポリシーやルールを設定し、誤送信となる要因をシステムでカバーすることだ。

　「宛先」「添付ファイル」などをチェックし、ルールに違反するミスや、注意が必要な箇所の確認を促す機能があれば、誤送信のリスクを低減できる。例えば、添付ファイルであれば、サイズやパスワードの有無をチェックすることで、相手が受信できないファイルサイズのメールや未保護の重要ファイルを送信するといった事態は防止できる。

　また、メールは社内コミュニケーションツールとしても利用されているため、多様な業務にも悪影響をもたらしかねない。本コンテンツでは、代表的なメールソフト「Outlook」に対応した誤送信防止ツールを紹介する。