機密文書の漏えい・改ざん対策、“現場の不満を招かず”に管理強化する方法

　研究情報や個人情報といった機密性の高い情報を多数扱う組織では、データの流出や紛失、改ざんなどへの厳重な対策が求められる。しかし、現実を見ると、重要情報が個人レベルで管理され、管理者も状況を把握できなくなっているケースが目立つ。

　このような組織でも、紙・電子データなどの管理方法を策定していないわけではない。現場任せの運用が、ルール通りに管理されない状況を生み出しているのだ。それでは、管理強化による運用変更をどのように現場に受け入れてもらえばよいのだろうか。

　本コンテンツでは、ある研究機関が重要文書の管理システムを導入し、「アクセス権の設定」「改ざんの追跡と抑止」「文書の検索」「版管理の自動化」「不正の早期発見」を実現した方法を紹介する。重要文書を一元管理するだけでなく、実際に現場でルール通りに運用されるためのポイントをさらに詳しく紹介する。