部署任せだったシステム、「今さら標準化？」といわれないための再構築法

　IT利用に関する社内の温度差を放置していると、部署ごとにツールやシステムが作られ、業務の属人化が始まる。その結果として、ある部署ではExcelやAccessで作った簡易なツールで業務を行い、他の部署では独自のシステムが運用されるといった状況が生まれる。

　このような個別最適化されたツールやシステムは、短期的には業務効率を改善し、大きな成果を挙げるが、属人化が進むにつれてメンテナンスや機能追加が難しくなる。そのため、中長期的に見ると、業務の変化や拡大に対応できなくなる。

　そこで、全体的な業務効率化のためにツールやシステムの標準化が求められるようになったが、業務に役立つ独自機能だけは残したいという現場のニーズも無視できない。それでは、外部業者を使ってシステムを再構築する際に、このような独自機能を組み込むためにはどうすればよいのか。3つのポイントから、その方法とメリットを紹介する。