上長任せのメール誤送信対策はもう限界！　確実な策は「送信時確認の強化」にあり

　一般的なメール誤送信対策として、送信者が送信したメールをゲートウェイでいったん保留して上長が確認し、承認の上で送信する「メールゲートウェイ」がある。ただし、こうした仕組みがうまく機能しないケースも存在する。上司にチェック負荷が集中する、そもそも送信者でないと正しいアドレスや内容なのかどうか分からないなど、多くの課題があるからだ。無理に運用しようとすると承認業務が形骸化してしまい、システム投資が無駄になりかねない。

　誤送信対策を形骸化させないための秘策とは何か。その鍵は送信者本人の確認作業にある。最も誤送信に気付くことができる送信者本人が、簡単かつ漏れなくメールをチェックできる環境を整備できれば、メールゲートウェイにある課題を解消し、誤送信対策の形骸化を防ぐことができるのだ。本資料では、確実な誤送信対策のポイントに加え、送信時確認を効率化する具体的な対策も示している。誤送信対策に悩む企業にはぜひ一読いただきたい。