一度は挫折したワークフロー導入を成功させた、東京女子医科大学の取り組み

　紙の申請書が多く煩雑で、原本の所在確認に時間がかかったり、承認の遅延が発生したりしていた東京女子医科大学。かつてワークフローシステムの導入を試みたものの、付属病院を含む複雑な組織構造や独自の運用をそのままシステムに取り込もうとしたことでカスタマイズが複雑化し、途中で頓挫した経験があった。

　そこで同大学は、システムのカスタマイズを行わず“システムに合わせて運用を整備する”前提へとプロジェクトの方針を転換した。そして複雑な組織構造や申請経路への対応力、現場でフォーム作成や運用ができる柔軟な権限設計、直感的なUIを兼ね備えたシステムを選定。その結果、約200に及ぶ申請の電子化が進行した。コメント機能の活用でやりとりが可視化／活発化するなど、現場主導で電子化が広がることへの手応えを得ているという。

　本動画では、一度は頓挫したプロジェクトを成功に導いた同大学の取り組みをもとに、製品選定のポイントや現場定着を促進する運用の要点を解説する。過去の導入で挫折した経験を持つ担当者や、現場定着に悩む情報システム部門は、ぜひ参考にしてほしい。