会議室不足の原因は「空予約」？　移転や増設の前に無駄を可視化する方法とは

　会議室を増やす前に、本当に足りないのかという検証を実施しているだろうか。NECは、コロナ禍を経て使われなくなったスペースを見直し、固定費の無駄を削減しながら会議室不足を解消する必要に迫られていた。

　同社はWeb会議向けにマイク・スピーカー・カメラを備えた専用機に着目した。まずは混雑度の高いフロアにトライアルで複数台導入した。見えてきたのは「空予約」の実態だ。数部屋の会議室を調査しただけでも、1日当たり1.5部屋分が無駄になっていることが判明した。この結果を基に試算したところ、年間約1億円の損失に相当することが分かった。そこで、同機単体で空予約を検知できる上、小さな空きスペースもWeb会議の場に変えられることから、導入を決断した。

　全国の拠点に約450～500台を導入し、空予約の検知時に予約者に通知する独自システムを構築したところ、予約者が自らの行動を振り返るようになり、空予約が減ったという。また個室以外の小スペースも有効活用できるため、会議室不足の解消にも役立っている。会議室を増やす前に無駄を可視化し、コストを抑えながら課題を解消した事例として注目してほしい。