ワークフローはグループウェアの機能で十分？　よくある問題とその解決方法

　各種申請の承認を電子化・自動化することで稟議や決裁などを迅速化するワークフローシステム。近年ではグループウェアの標準機能として搭載されることも多く、コラボレーション促進と合わせて業務効率化に貢献してきた。しかし企業規模の拡大や組織の複雑化に伴って求められる機能も変化しつつあり、対応力に限界を感じるケースも増えているという。

　グループウェアは、日報やWebメール、社内掲示板といったコラボレーションを目的としていることから、あくまで1つの付随機能であるワークフローは、入力内容の制御など細かい設定ができないことが多い。そのため、入力ミスや差し戻し、対応漏れや管理負荷が発生してしまっている。一方、ワークフローに特化したシステムには、稟議や申請業務の負荷を軽減するための機能が搭載されている。

　本資料では、グループウェアのワークフロー機能によくある問題や、グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違いについて解説する。さらに、ワークフローシステムの導入を検討すべきケースについても言及しているので、参考にしてほしい。