長すぎる会議を「30分」に短縮、2つのステップとチャットツール活用術

　会議の形態が多様化する一方、ダラダラと続く会議はいまだに存在している。ムダで非効率な会議は、生産性やモチベーションの低下、時間の消費、さらには情報共有の欠如や意思決定の遅延を引き起こしてしまう。人の集中力は50分程度が限界といわれていることを踏まえると、バッファーを除いた30分程度に会議時間を短縮できれば、理想的といえるだろう。

　その実践に向けてはまず、会議の可視化／分析から取り組みたい。所要時間や開催回数、参加者、目的といった要素を洗い出すことで、長時間化の解消や会議コストの最適化に向けた道筋が見えてくる。その次のステップとなるのが、ルールの見直しやチャットツールの活用だ。例えば、会議開始後の情報共有に時間がかかっているのであれば、事前にチャットでデータを共有し、ゴールを明示しておくことで解決できる。

　またチャットツールを使えば、会議後の不参加者への情報共有や、担当者の割り振り、タスク管理などもスムーズに行うことが可能だ。本資料では、長すぎる会議の弊害を確認しながら、会議時間を30分に短縮するためのステップを詳しく解説しているので、参考にしてほしい。