「スキャナ保存」制度の基礎知識をおさらい、対象・要件・対応のメリットは？

　電子帳簿保存法において、紙で受領した請求書や領収書の他、自社で作成した請求書などの書類を電子化して保存する「スキャナ保存」。「業務効率化」「書類紛失のリスク軽減」などの観点から、多くの企業が対応を進めている。しかし、その対象や要件を正しく把握できていない担当者もいるのではないだろうか。

　改めて、スキャナ保存について確認すると、まず対象となるのは領収書や請求書、契約書といった証憑書類で、決算書類や帳簿書類は対象にならないことを頭に入れておく必要がある。またスキャナーの機能が「200dpi以上」「カラースキャンができること」といった機能面での要件がある他、書類の重要度によって入力期間の規定が変わってくる点に注意が必要だ。

　この他にも、タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、押さえておくべき点がいくつかある。本資料では、スキャナ保存の基礎知識を解説するとともに、その実践で業務負荷の削減などにつなげている2社の事例を紹介する。併せて、スキャナ保存に対応したシステムも紹介しているので、ぜひ参考にしてほしい。