「メタデータ」の使い分けで文書管理を効率化――知っておきたい2つの種類

　企業が取り扱う文書データは、法改正やISO認証対応、デバイスの多様化などを受けて種類も量も増加し続けている。それに伴って文書情報の作成や管理の負担が高まっているにもかかわらず、ファイルサーバやオンラインストレージに保存するだけという旧来的な手法を変えていない企業がまだまだ多い。

　文書管理の負担を考えれば、柔軟かつ効率的な文書管理体制を早期に構築しておきたい。その基礎として取り組みたいのが、文書管理ツールを使ったメタデータ（属性）の整理だ。プロパティやプロパティタイプなどを設定・管理できれば、非定型データの検索や周辺システムとの連携が容易になる。

　さらに文書管理の効率化に役立つのが、コンテンツに追加の情報を与えたり、一時的な状態に基づくフラグ管理をしたりできる「アスペクト」機能だ。アスペクトを設定することで、文書管理はどのように効率化されるのか。同機能を、文書管理の基礎であるメタデータとともに解説する。