紙文書の検索・照会を省力化、探す・回送・承認など業務改善の鍵は文書の電子化

　業務のIT化が進んでも、オフィスには依然、大量の紙文書が存在している。特に申込書、契約書などの紙文書を扱う業務や、審査や証憑帳票の監査を行う業務では、大量の文書の中から必要書類を探すことや、文書の回送状況や承認状況の確認をすることに多くの時間を費やしている。業務の効率化には、紙文書を電子化し統合管理することが必要だ。

　電子文書のワークフローをプログラムレスで構築し、他部門の承認状況を可視化したり、基幹システムと連携してデータ項目に対応する文書を瞬時に検索できる。また、電子文書を統合管理することで、文書と証憑を関係情報とひも付け一元管理ができ、検索や照会も容易となる。

　本ホワイトペーパーは、紙文書の電子化によるドキュメント管理業務の改善について解説している。業務効率化の鍵となる「探す」「回送する」「連携する」などのシーンでどのような効果が期待できるのか、詳しく見てみよう。