ファイルサーバの利用実態から分かった文書管理のベストプラクティス

　昨今、災害や情報セキュリティー対策のため、文書管理に対するルールや管理体制作りに着手する企業が増加している。しかしながら紙文書に関する管理ルールを定めるものの、電子文書に関してはそれらルールの対象外となっている企業は多い。管理者にとっては、「情報漏えいや紛失をなくしたい」「災害時の事業継続障害をなくしたい」「業務生産性の悪化を防ぎたい」「管理コストの増大を縮小したい」といったニーズが高まっている。一方で、ユーザーからは、「必要な文書をすぐに探したい」「情報共有を促進したい」「ルールがほしい」「負担が少ない運用を構築してもらいたい」という声が多い。管理者とユーザー、双方のニーズに応える電子文書管理の仕組みを構築するにはどうすればいいか。

　このホワイトペーパーでは、特に電子文書を管理しているファイルサーバに注目し、一般企業への実態調査から見えた企業が抱える電子文書管理の課題とその対策を解説する。また、文書管理に関する IT ツールの効果的な活用法を「 Microsoft SharePoint Server 2010 」を用いて紹介する。