人事給与システム導入を成功に導く、ベンダーに狙いが伝わるRFP作成術

　情報システムの構築／導入に当たり、ユーザー企業がベンダーに提出するRFP（提案依頼書）。自社の要望を正確かつ明瞭に示すRFPを作成することで、ベンダーから適した提案を受けられるが、具体的な記載内容は企業ごとに異なるため、後々思わぬコスト増に悩むケースも少なくない。こうした落とし穴を回避するには、第三者の視点で要件を漏れなく洗い出すことが重要になる。

　まずポイントとなるのが、システム導入の目的と背景を絡めて示すことだ。例えば人事給与システムは、機能差が小さくバージョンアップが手軽ではあるが、それでもコスト削減や安定化といった意図を正しく伝えることで、より最適な提案を受けやすくなる。また機能要件においては、優先順位の重み付けや、具体的な業務内容とのひもづけを行うことも重要になる。

　これらに加えて、役員から現場社員まで社内のコンセンサスを取り、ベンダーのスケジュールを考慮して余裕のある回答期間を設定することで、内容に漏れのないRFPを作成できる。本資料では、ベンダー目線でのRFP作成の5つのポイントを詳しく解説しているので、参考にしてほしい。