「ペーパーレス化」実践術、経費精算業務とスキャナー保存の悩みを一挙に解決

　法改正により証憑の電子保存の要件が緩和されたことで、経費精算業務のペーパーレス化が進んでいる。紙文書では、保管・輸送の負担や検索性など管理面の悩みと、領収書の照合作業や申請者の入力ミス対応などの精算業務面の悩みが付きまとう。電子保存を導入すれば、これらの課題を解決しやすくなる。

　ただし、その取り組みはITと運用の両面から進める必要がある。IT面では、法律が定める保存要件として検索機能や改ざん検知、履歴の管理機能などが必要だ。併せて業務負担を軽減するために申請者の入力ミスを防ぐ機能を盛り込むなど、法律と現場の双方に配慮したい。運用面では、電子保存にスムーズに移行できるように社内規定や、チェック体制を整備する必要がある。

　これらのポイントを押さえる簡単な方法はe-文書対応システムを導入することだ。ツールによっては、経費精算に役立つ「入力エラーの事前検知」「交通経路検索」「モバイル対応」などの機能も備えている。本コンテンツでは、経費精算業務をペーパーレス化するポイントと、それを支援するツールの特長を解説する。