Outlookが「使えるメールソフト」になる――アドレス管理の非効率を簡単に解消

　業務で利用される主要メールソフトの1つであるOutlook。モバイル端末でも扱いやすく、Microsoftのさまざまな製品やサービスとの連携機能を備えるなど、多くのメリットがあるものの、そのアドレス帳機能に関しては不満を感じるユーザーが少なくない。

　特にアドレスの検索機能や管理機能は、普段からやりとりしているわけではない連絡相手を探す場合に手間が掛かり、部署内でアドレス帳データを安全に共有しづらいことなどが、操作上のストレスや業務効率の低下につながっていた。

　これらは他のメールソフトにも共通する課題だが、Outlookではアドインツールにより解消することができる。本コンテンツでは、任意のサーバ上に設置した外部アドレス帳（XMLファイル）を利用して、組織階層をツリー状の一覧で表示・管理できるようにする。さまざまな検索機能も備え、組織や人の並び順指定や所属の兼務表現なども可能なため、利用者の手間は大幅に削減できる。

　取引先情報を共有したい営業職や、大量な連絡先管理が必要な人材派遣業などには、特に使い勝手の良いシステムといえる。