理想の文書管理はファイルサーバの徹底活用から

　日々増え続ける文書情報の活用に文書管理システムを導入する企業も多いが、課題も残る。1つは文書管理システム活用が軌道に乗らない、もしくは貯蔵庫になっている点。もう1つは、ファイルサーバが整理されずに存在する点だ。

　この2つの課題の共通点は、ファイルサーバの利用法にある。利用者は、文書をファイルサーバに保管し、管理システムに文書を移動しても元のファイルを削除しない。また、文書改訂時に元ファイルにも修正を反映させないケースも多く、複数のバージョンが存在する。これでは文書管理システムの意味は半減してしまう。言い換えれば、文書管理業務の効率化は、ファイルサーバの利用改善にあるといえる。

　本項では、文書作成サイクルの課題を「作成・活用」「保管・保存」「運用・管理者」「文書管理システム導入時」「将来計画上」の5つに分けて整理。文書管理のエンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソリューション導入により、作成から廃棄に至る文書情報のライフサイクルのプロセス運営を支援し、利便性の向上およびファイルサーバの管理業務を効率化する仕組みを具体的に解説する。